Электронные архивы и перевод документов в электронный вид

На сегодняшний день единственной альтернативой большому количеству бумаг и документов, находящихся по тем или иным причинам на обязательном хранении, являются электронные архивы. Для того, чтоб найти нужную бумагу в обычной картотеке документов специалист затрачивает в среднем от 16 - 18 минут. Для того, чтобы найти этот же документ в электронном виде, специалисту понадобится меньше 30 секунд. Перевод бумажных носителей в цифровой вид в промышленных масштабах и размещение их в специально созданной электронной системе с возможностью архивирования, хранения, поиска и т.д. - уникальная компетенция компании "Открытый код".

Преимущества:

  • высокая скорость обработки документов
  • оперативный доступ к документам электронного архива для всех специалистов предприятия в рамках служебных полномочий;
  • возможность интеграции с внешними ресурсами, информационными системами, мобильными приложениями и др.
  • отечественная разработка, имеющая высокую степень защищенности
  • обеспечение технической поддержки и сопровождения в режиме 24/7

В настоящее время практически все государственные учреждения сталкиваются с проблемами сохранения огромного количества бумажных документов и организации оперативного доступа к содержащейся в них информации. Традиционно эти проблемы решаются с помощью бумажных архивов. Однако это не отвечает требованиям времени: бумажные носители недолговечны, подвержены старению, могут быть искажены, утеряны или уничтожены. Все это может привести к невосполнимой утрате информации. Кроме того, структура расположения бумажных носителей в архиве предполагает использование только одного параметра при поиске необходимого документа (например, по годам или по алфавиту), что приводит к лишним трудозатратам и потерям времени при получении необходимой информации.

Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» на все органы власти ложится задача перехода к оказанию государственных услуг в электронном виде, безбумажному межведомственному взаимодействию – что невозможно выполнить без перевода имеющихся архивных документов в электронный вид.

Организация электронного архива позволит обеспечить решение следующих задач:

  • надежное хранение документов;
  • невозможность несанкционированного уничтожения документов;
  • оперативный доступ к документам электронного архива для всех специалистов предприятия в рамках служебных полномочий;
  • быстрый поиск нужной информации;
  • электронный документооборот;
  • непрерывность организационных процессов, связанных с использованием архивных документов.

Компания «Открытый код» предлагает комплексное решение, включающее перевод бумажной документации в электронный вид, а также создание и внедрение специализированной информационной системы работы с электронным архивом документов.

Предложение компании «Открытый код» включает следующий комплекс услуг:

  • экспертную оценку специалистами объема и сложности работ, выбор соответствующего оборудования и технологии;
  • безопасную транспортировку документов для оцифровки в защищенные по всем требованиям безопасности помещения компании Открытый код или временное размещение оборудования на территории Заказчика;
  • систематизацию документов;
  • расшивку и последующую брошюровку документов;
  • оцифровку различных видов носителей информации, в т.ч. ветхих и неформатных, их обработку, верификацию и создание баз данных;
  • разработку и наполнение электронного архива;
  • поставку и развертывание профессиональных распределенных систем хранения данных (хранилищ данных);
  • обеспечение информационной безопасности созданного архива и защиты персональных данных (при необходимости) на аппаратном и программном уровне;
  • разработку и внедрение информационной системы, обеспечивающей работу с электронным архивом;
  • загрузка оцифрованных данных в имеющуюся информационную систему (при наличии), при необходимости - её развитие и доработка;
  • поставку профессионального сканирующего оборудования;
  • аттестацию информационной системы и рабочих мест пользователей;
  • интеграцию электронного архива с уже имеющимися у Заказчика внутренними информационными ресурсами;
  • интеграцию электронного архива с внешними информационными ресурсами.

Таким образом, на первом этапе в целях сохранения информации необходимо перевести ее в электронный вид. Компания «Открытый код» для оцифровки документов использует  только высококачественное оборудование от мировых производителей. Оно позволяет сканировать документы с большой скоростью и получать изображения высокого разрешения, отличного качества, без искажений, что в дальнейшем помогает распознавать полученный текст с большей точностью. Используемые промышленные сканеры в компании позволяют вести работы по оцифровке документов в круглосуточном режиме, который организуется при необходимости оперативного выполнения работ.

«Открытый код» также является поставщиком сканирующего оборудования крупных мировых промышленных фирм-производителей. Компания оказывает  услуги по доставке, монтажу и наладке оборудования, а также проводит обучение по эксплуатации поставленного оборудования.

Работы могут производиться как на территории Заказчика в любом регионе Российской Федерации, так и на собственных площадках компании "Открытый код" и её партнеров.

Однако комплекс работ по оцифровке документов не решает всех проблем, связанных с работой архивов. Поэтому на втором этапе «Открытый код» предлагает к внедрению АИС «Электронный архив», созданную на основе отечественных технологий и собственной программной платформы.

Данное решение состоит из нескольких компонентов, связанных друг с другом: модулей наполнения и актуализации электронного архива, модуля управления фондом архива, модуля документооборота, модуля задач и поручений, модуля работы с 3D-моделями и интеграционного модуля. Модули наполнения и актуализации электронного архива обеспечивают возможность автоматизации и ведения единого учёта всех операций по технологическому циклу оцифровки документов и наполнения системы электронного архива, включая:

  • первичный учёт документов;
  • сканирование;
  • проверку качества образов;
  • ретроконверсию;
  • сепарацию;
  • ввод данных (в автоматизированном или ручном режиме);
  • проверка данных (в автоматизированном или ручном режиме);
  • формирование статистических данных по оцифрованным материалам;
  • протоколирование и учёт действий операторов на протяжении всего цикла оцифровки;
  • отслеживание статусов транзакций для каждого рабочего места (каждого пользователя) и отправку незавершённых транзакций на повторное сканирование;
  • интеграцию и импорт данных в базу данных модуля управления фондом электронного архива.

«Открытый код»   выполняет заказы в этой области любой степени сложности, объёмом от сотен до миллионов листов, и гарантирует конфиденциальность предоставляемой информации. Компания обладает всеми необходимыми лицензиями ФСБ и ФСТЭК на предоставление услуг в области информационной безопасности и защиты передачи данных, а также многолетним опытом по разработке, внедрению и сопровождению сложных информационных систем.  Заказчиками и партнерами компании  являются государственные организации, предприятия сферы услуг, финансовые, энергетические, добывающие и производственные компании Самарской области, других регионов Российской Федерации и зарубежья.

На данный момент «Открытый код» успешно реализовал  ряд проектов по созданию электронных архивов, в том числе такие как «Создание электронного архива актовых записей гражданского состояния», «Создание электронного архива областных краеведческих изданий», «Разработка информационной системы электронного архива» и др.

×
×
×
×